Hur effektiva chefer använder informationssystem

framsteg inom datorbaserad informationsteknik under de senaste åren har lett till en mängd olika system som Chefer nu använder för att fatta och genomföra beslut. I stort sett har dessa system utvecklats från grunden för specifika ändamål och skiljer sig avsevärt från vanliga elektroniska databehandlingssystem. Alltför ofta har Chefer tyvärr lite att säga till om i utvecklingen av dessa beslutsstödssystem.samtidigt har icke-chefer som utvecklar dem en begränsad bild av hur de kan användas., Trots dessa nackdelar fann författaren att ett antal av de 56 system han studerade är framgångsrika. Och skillnaden mellan framgång och misslyckande är i vilken utsträckning chefer kan använda systemet för att öka deras effektivitet inom sina organisationer. Således föreslår författaren att detta är kriteriet designers och chefer bör gemensamt tillskriva att utnyttja kapaciteten hos dagens teknik.

vad kan Chefer realistiskt förvänta sig från andra datorer än en hög med rapporter en fot djupt dumpas på sina skrivbord varannan vecka?,

alla vet till exempel att datorer är bra på att lista fordringar. Men hur är det med alla löften och alla spekulationer under de senaste decennierna om datorns roll i förvaltningen? Medan det har skett framsteg i grundläggande informationssökning, bearbetning och visningsteknik, bekräftar min senaste studie av 56 datoriserade beslutsstödssystem den gemensamma visdomen att väldigt få ledningsfunktioner faktiskt har automatiserats hittills och alla indikationer är att de flesta inte kan vara.,

i stället visar mina resultat vad andra forskare har rapporterat: ansökningar utvecklas och används för att stödja chefen som ansvarar för att fatta och genomföra beslut, snarare än att ersätta honom. Med andra ord använder människor i ett växande antal organisationer vad som ofta kallas beslutsstödssystem för att förbättra sin ledningseffekt.,1

tyvärr har min forskning också fört ut det faktum att även om fler och fler praktiska tillämpningar utvecklas för användning av beslutsfattare, står tre betydande stötestenar fortfarande i vägen för andra som kan dra nytta av dem.

först är chefer och datoranvändare i många organisationer bekanta med bara några av de typer av system som nu används. Som ett resultat har olika typer av innovativa system ofta utformats och vårdas av interna eller externa ”entreprenörer”, inte av systemanvändarna eller deras överordnade.,

För det andra, och nära relaterat till mitt första fynd, tenderar dessa entreprenörer att koncentrera sig på tekniska egenskaper. Alltför ofta innebär denna myopi att de misslyckas med att förutse hur sådana system kan användas för att öka effektiviteten hos individer i organisationer.

slutligen, mycket innovativa system – själva ledningen bör hitta mest användbara-löper stor risk att aldrig genomföras, särskilt när drivkraften för förändring kommer från en annan källa än den potentiella användaren.,

helt enkelt är mitt syfte i den här artikeln att diskutera, utan att komma in i den berörda tekniken, den höga potentialen hos en mängd olika beslutsstödssystem, de utmaningar och risker de utgör för chefer och implementerare, och ett brett spektrum av strategier för att möta dessa utmaningar och risker.

typer av beslutsstödssystem

medan det finns många sätt att kategorisera datorsystem, är en praktisk att jämföra dem när det gäller vad användaren gör med dem:

  • hämtar isolerade dataobjekt.,
  • används som en mekanism för Ad hoc-analys av datafiler.
  • erhåller förspecificerade aggregeringar av data i form av standardrapporter.

  • uppskattar konsekvenserna av föreslagna beslut.
  • föreslår beslut.
  • fattar beslut.

som Exhibit i indikerar, utför EDP-rapporteringssystem vanligtvis endast den tredje funktionen i den här listan över operationer, som jag har organiserat längs en dimension från” dataorientering ”till” modellorientering.,”Till skillnad från den EDP-användare som regelbundet tar emot standardrapporter initierar beslutsstödsystemanvändaren vanligtvis varje instans av systemanvändning, antingen direkt eller via en personalförmedlare.

uppvisa i jämförelse av användningar, syften och egenskaper hos EDP-System vs beslutsstödssystem

även om beslutsorienterade rapporteringssystem ofta växer ut ur standard EDP-system, kommer jag att koncentrera mig på sju olika typer och kortfattat beskriva ett exempel på varje typ.,

det är intressant att notera att externa konsulter utvecklade de system som citeras i mina andra, femte och sjunde exempel, medan de första, tredje och sjätte var skapelser av personer som fungerade som interna entreprenörer genom personalroller. endast det fjärde systemet utvecklades på direkt uppdrag av användaren. Samma mönster för initiering av innovativa system av andra än användarna var närvarande i många av de 56 systemen.

1. Hämtning endast-en butik golv informationssystem.,

för att hjälpa produktionen förmän att förbättra den procentuella avkastningen på en nyutvecklad 50—stegs process för tillverkning av mikrokretsar har ledningen för ett företag installerat ett online, butiksgolvinformationssystem. Operatörerna skickar dagliga styckningsrapporter, som inkluderar avkastning, Utgivningsdatum, identifiering av den person som gör arbetet, och så vidare. Förmän jonglera sedan denna information för att få produktivitetsdata genom Drift, operatör, maskin och mycket.

således kan de använda systemet på ett antal sätt., De kan övervaka arbetsflödet, fastställa avkastningsproblem och lösa dagliga frågor som vem som arbetade på vilket parti när och vilka operatörer som ligger före eller bakom schemat eller under standarder. Förmännen har 13 standardkommandon genom vilka de kan hämta data som lagras i systemet och visa dem på en katodstrålerör terminal. Kommandona tillåter dem att skräddarsy rapporter efter deras behov.

2. Hämtning och analys—ett portföljanalyssystem.,

innan du ger råd till kunder eller fattar auktoriserade handelsbeslut använder portföljförvaltarna på en bank som jag studerade ett online-system för att analysera enskilda portföljer. Cheferna kan kringgå tidskrävande manuella metoder och få aktuell och tydligt organiserad portföljinformation i antingen grafisk eller tabellform.

beroende på situationen kan en chef inspektera både enskilda portföljer och grupper av portföljer från olika synvinklar—till exempel rangordna dem på olika sätt, få uppdelningar efter bransch eller risknivå och så vidare., Med denna typ av flexibilitet gör bankens portföljförvaltare effektivare användning av en stor mängd information, varav de flesta hade funnits före systemet, men hade endast varit tillgängliga genom tråkiga manuella analyser.

3. Flera databaser plus analys-försäljning informationssystem.

större flexibilitet var också anledningen till att två konsumentproduktföretag och ett tillverkningsföretag jag tittade på utvecklade försäljningsinformationssystem som är ganska lika., Standard EDP-funktioner var alltför oflexibla för att producera ad hoc försäljningsanalysrapporter i tid och kostnadseffektivt sätt för dem i företagens marknadsförings-och planeringsområden. I varje fall upprätthålls nu information som extraheras från EDP-systemen separat för att ha den till hands och i två fall kunna analysera den i samband med externt inköpta proprietära databaser och modeller.

i grund och botten är varje system ett fordon genom vilket en personalman eller grupp försöker hjälpa beslutsfattare., Deras arbetssätt är stegvis: identifiera ett problem; ta det nuvarande systemet och befintlig expertis att bära på det; utveckla en lösning i form av en analys eller ytterligare systemmodul; och införliva resultaten i en utökad version av systemet.

4. Utvärdera beslut med hjälp av en redovisningsmodell-en budget för källa och tillämpning av medel.

för att påskynda det operativa beslutsfattandet och den finansiella planeringen under en tvåårsperiod använder ett försäkringsbolag ett on-line, source-and-application-of-funds budgetsystem., Indata är prognoser för framtida affärsnivåer inom olika försäkrings-och investeringsområden, Plus antaganden om viktiga siffror som framtida penningmarknadsräntor. Produktionen är ett beräknat totalt kassaflöde per månad.

en investeringskommitté använder modellen för att fördela medel över investeringsområden och för att minimera mängden kontanter som lämnas tomgång i banker., Kommittén jämför beräknade kassaflöden baserade på olika fördelningsbeslut.de beslut som den faktiskt antar är de som ger tillräckliga beräknade kassaflöden och som är acceptabla för de olika grupperna i företaget.

systemet är faktiskt en redovisningsdefinition av företaget. Det råder ingen tvekan om riktigheten i relationerna i modellen, så det enda sättet beräknade resultat kan vara fel är om uppskattningar av affärsverksamhetsnivåer eller penningmarknadsräntor är felaktiga.

5. Utvärdera beslut med hjälp av en simuleringsmodell—ett system för marknadsföringsbeslut.,

för att ge en mer rationell grund för upprepade marknadsföringsbeslut använder ett konsumentproduktföretag en modell som relaterar nivåer av reklam, kampanjer och prissättning till försäljningsnivåer för ett visst varumärke. Modellen utvecklades i en gruppinställning genom att förena en analys av historisk varumärkesinformation med en persons subjektiva känslor om effekterna på försäljningen av olika nivåer och typer av reklam och andra marknadsföringsåtgärder.,

modellen validerades genom att spåra dess noggrannhet för att förutsäga försäljningen baserat på de konkurrensmässiga åtgärder som vidtogs. Till skillnad från den redovisningsmodell jag just nämnde är detta en simuleringsmodell där några av de viktigaste relationerna är uppskattningar i bästa fall. Till exempel finns det helt enkelt ingen regel genom vilken det är möjligt att förutsäga försäljningen med säkerhet baserat på reklaminivåer. Faktum är att detta var kärnan i frågan för att utveckla modellen.,

även om det har visat sig vara användbart för förutsägelse ligger mycket av modellens värde i företagets förbättrade förståelse för marknadsmiljön.

6. Föreslå beslut-optimering av råvaruanvändning.

ett annat konsumentproduktföretag, som står inför kortsiktiga försörjningsproblem för många av sina råvaror, har utvecklat en optimeringsmodell för att lösa det matematiska pusslet att välja och balansera mellan olika produktrecept.,

ingångarna till modellen innehåller en rad olika recept för många produkter, korta leveransnivåer för råvaror och produktionskrav för färdiga produkter. Utgången är valet av recept som maximerar produktionen med hjälp av befintliga förnödenheter. När den kortsiktiga försörjningssituationen skiftar kan modellen revideras och en ny uppsättning recept väljs.

systemet har haft stor inverkan på hur chefer ser allokeringspolicy. Inledningsvis övervägde de att fördela knappa råvaror till produkter genom att fastställa prioriteringar bland produkterna., Modellen visade att det var mer fördelaktigt att börja med produktionskrav och sedan fördela knappa resurser genom att optimera blandningen av produktrecept.

7. Fatta beslut—ett system för förnyelse av försäkringar.

som en utväxt av en översyn av sitt koncernförsäkringsinformationssystem har ett försäkringsbolag utvecklat ett system för att eliminera en del av den administrativa bördan i samband med förnyelsegarantier och för att säkerställa att ränteberäkningarna är konsekventa och korrekta.,

i stället för att beräkna förnyelsehastigheter för hand fyller försäkringsgivare ut kodade inmatningsblad för systemet, som beräknar en förnyelsehastighet baserat på en serie standardiserade statistiska och aktuariella antaganden. Eftersom dessa antaganden kan eller kanske inte kan tillämpas på en viss policy, granskar försäkringsgivarna dokumentation som åtföljer policyerna och bestämmer om standardberäkningarna är tillämpliga. Om de inte är det ändras kodningsbladet på lämpligt sätt och återlämnas.,

i själva verket gör systemet beslutet i helt vanliga situationer, medan försäkringsgivaren bestämmer om situationen är standard och, om inte, vilka justeringar krävs. Som ett resultat kan försäkringsgivarna koncentrera sig på innehållet i sina jobb snarare än de relaterade kontorsarbeten.

spektrum av möjligheter

dessa sju system utgör ett brett spektrum av tillvägagångssätt för att stödja beslut. Den första hjälper produktionen förmän genom att helt enkelt ge snabb tillgång till historisk information som vem som arbetade på vad mycket, och när arbetet gjordes., Men förmännen måste bestämma vad som ska göras när de har informationen. I den andra ytterligheten fattar systemet som stöder försäkringsgivarna i vissa fall beslutet. Mellan de två ytterligheterna hjälper analyssystem och modellorienterade System människor att organisera information och även underlätta och formalisera utvärderingen av föreslagna beslut.,

även om chefer i de flesta stora företag har använt budgetering eller planeringssystem som liknar den källa – och-tillämpning-av-medel-modell jag nämnde, är spektrumet av möjligheter till andra typer av beslutsstödssystem förvånansvärt brett. Självklart, några av dessa system har ingen särskild användning i många inställningar. Ändå tyder deras sort på att de flesta företag borde ha ett antal verkliga möjligheter att tillämpa begreppet datorbaserat stöd för beslutsfattande.

motiv av Chefer

vad gör beslutsstödssystem som faktiskt hjälper sina användare?, Vad är deras verkliga inverkan? I min undersökning visade sig svaren på dessa frågor vara svårfångade i många fall eftersom användarna värderade systemen av skäl som var helt annorlunda än de ursprungliga idéerna om vad systemen skulle åstadkomma. Faktum är att det finns ett brett spektrum av ändamål för dessa system. Medan många beslutsstödssystem delar målen för standard EDP-system, går de vidare och tar itu med andra ledningsproblem som att förbättra interpersonell kommunikation, underlätta problemlösning, främja individuellt lärande och öka organisatorisk kontroll.,

sådana system kan påverka interpersonell kommunikation på två sätt: genom att ge individer verktyg för övertalning och genom att ge organisationer ett ordförråd och en disciplin som underlättar förhandlingar över subenhetsgränser.

verktyg för övertalning

standardtexter om systemanalys förbiser helt den personliga användningen av beslutsstödssystem som verktyg för övertalning., Men överväga följande ”offensiv” (övertala någon annan att göra något) användningsområden som olika företag har lagt dessa system:

  • chefen för en kemisk fabrik försökte uppfylla produktionsmålen (kvantiteter per produkt) som fastställdes av en marknadsföringsgrupp. Tyvärr satte koncernen mål utan större hänsyn till råvarubrist under vilken anläggningen var verksam. Anläggningen hade använt en modell för att beräkna produktionsblandningar.,

Vid ett tillfälle slog det anläggningschefen att han kunde använda denna modell för att undersöka om marknadsföring satte upp mål som resulterade i dåligt växtutnyttjande och fick honom att verka ineffektiv. När han körde modellen under en rad olika produktionsmixmål blev det klart att så var fallet, och han använde resultaten för att övertyga marknadsföringen att ändra sin anläggnings produktionsmix.,

  • ett datainsamlings-och manipulationssystem fick först stor exponering i ett transportföretag när ett antal av bolagets ledande befattningshavare använde det för att utveckla en bra kvantitativ motivering för en föreslagen fusion. Med systemet var det möjligt att utforska och manipulera en stor databas med information om branschen.

även om fusionen inte godkändes trodde ledningen att systemet hjälpte det att sätta upp en bra kamp.,

  • förvaltningen av ett rederi fann att ett system som det använde för att konsolidera och finjustera strategiska investeringsplaner också hjälpte det att förhandla med banker. Bankerna och andra finansieringskällor verkade vara likformigt imponerade av den noggranna datorbaserade analys som ledningen baserade sina finansieringsbegäranden på. Den resulterande kanten i trovärdighet var liten,men enligt ledningens mening märkbar.,

nu när vi har sett illustrationer av de offensiva verktygen för övertalning, låt oss vända oss till exempel på ”defensiva” (övertala någon att användaren har gjort ett bra jobb) användningar av dessa system:

  • när han frågade om han någonsin gjorde direkt användning av ett ärendespårningssystem, sade chefen för en adjudiceringsgrupp i en statlig tillsynsmyndighet att han bara kom ihåg en instans., Detta var när han tillbringade en lunch timme generera en rapport för att göra hans grupps senaste resultat verkar så gynnsamt som möjligt trots några olyckliga förseningar och problem som gjorde standardrapporten ser dåligt.
  • den nya presidenten för ett stort konglomerat använde en ettårig budgetmodell för att leam om de budgeteringsval som fanns, samt att hjälpa honom att Rabatt vad människor på olika områden hävdade om sina egna budgetbehov.,
  • klassschemaläggaren på en utbildningsskola för ett företags servicepersonal hade funnit sitt jobb frustrerande eftersom det alltid var svårt att motivera budgeten på uttryckliga grunder.

med en modell som genererade optimala träningsscheman kunde Schemaläggaren skydda sig mycket enkelt genom att säga: ”med hjälp av dessa antaganden om avgång, acceptabla topp-Time-brister och andra överväganden är detta den bästa budgeten. Om du (budgetskäraren) vill att jag ska ändra dessa antaganden, skulle jag vara glad att generera en ny budget., Vilken nivå av brist föreslår du?”Således hjälpte systemet inte bara Schemaläggaren att fatta beslut, utan hjälpte honom också att försvara dem.

  • många misstänkte att ett nytt produktföretag i ett konsumentföretag kanske inte var värt det, men ingen visste exakt varför. När en riskanalys utfördes med en modell blev orsaken tydlig: företaget hade en mycket stor nedåtrisk. Förutom att försegla beslutet gav analysen ett förståeligt svar till de personer som hade föreslagit satsningen.,

en cyniker kan hävda att människorna i dessa situationer utnyttjade eller missbrukade systemen. En mer praktisk slutsats är att dessa system helt enkelt tjänar till att förbättra chefernas effektivitet i sina organisationer genom att hjälpa dem att kommunicera med andra människor. Min poäng är att mycket av fördelarna med många av beslutsstödsystemen i mitt urval var av detta slag.,

hjälpmedel till kommunikation

beslutsstödssystem hjälper också chefer att förhandla över organisatoriska enheter genom att standardisera processens mekanik och genom att tillhandahålla en gemensam konceptuell grund för beslutsfattande.

under min undersökning kommenterade chefer ofta att konsekventa definitioner och format är viktiga hjälpmedel för kommunikation, särskilt mellan personer i olika organisatoriska enheter som avdelningar eller avdelningar., I ett antal fall var utvecklingen av dessa definitioner och format en lång och ibland mödosam uppgift som uppnåddes gradvis under flera år, men som också ansågs vara ett av de viktigaste bidragen i systemen.

till exempel var ett av syftena med några av de modellorienterade systemen i mitt urval att i förväg uppskatta det övergripande resultatet av beslut som olika personer övervägde separat genom att filtrera dessa beslut genom en enda modell., I dessa fall blev systemet en implicit skiljedomare mellan olika mål för olika avdelningar. I stället för att argumentera från sina egna avvikande synpunkter kan marknadsföring, produktion och finansiella personer använda modellen för att visa effekten av en grupps förslag på en annan grupps åtgärder och på det totala resultatet. Som ett resultat klargjordes frågor och förhandlingsprocessen påskyndades.

produktionen förmän jag nämnde tidigare noterade samma typ av underlättande., Det hjälpte dem i arbetsplaneringsdiskussioner och problemundersökningar genom att ge omedelbar tillgång till ”objektiv” information om ”vem gjorde vad, när och hur bra på alla produktionspartier i butiken.”

värde till användaren

även om implementerarna av ett antal av de framgångsrika system jag studerade fann det nödvändigt att gå igenom rörelserna för att presentera en kostnads-nyttoskäl som tillskrev ett dollarvärde till personlig effektivitet, trodde de inte dessa siffror mer än någon annan gjorde., Ledningen bestämde sig vanligtvis för att fortsätta på grundval av att det föreslagna systemet tycktes vara meningsfullt och sannolikt skulle ha en positiv inverkan på hur människor interagerade och/ eller fattade beslut.

monetära besparingar är uppenbarligen en mycket viktig och värdefull grund för att utveckla datasystem,men det bör vara tydligt att antagandet om EDP-stil att system alltid bör motiveras i dessa termer inte är tillräckligt när det gäller beslutsstödssystem.,

lika uppenbart finns det en bestämd fara att utveckla ett system helt enkelt för att någon tycker att det är meningsfullt, särskilt om att någon inte är den direkta användaren av systemet. Faktum är att systemen jag citerade som min första, andra och femte exempel började på detta sätt och stötte på motstånd tills de var ompositionerade som något som användarna skulle vilja ha för att bli effektivare.,

återigen är det allmänna problemet här en vanlig tendens för tekniska människor att koncentrera sig på ”teknisk skönhet” hos ett system eller en idé och att anta att icke-tekniska människor på något sätt kommer att se ljuset och kommer att kunna räkna ut hur man använder systemet för att lösa affärsproblem. Denna typ av överoptimism var närvarande i historien om nästan alla misslyckade system i provet.

meddelandet är tydligt: försök att dra nytta av tekniska experters kreativitet, men var säker på att den kanaliseras mot verkliga problem., Utmaningen är naturligtvis hur man uppnår båda dessa mål. Det finns ett antal sätt som jag nu ska diskutera.

utvecklingsmönster

trots den gemensamma visheten att användarnas behov måste beaktas vid utveckling av system och att användarna bör delta aktivt i genomförandet av dem initierade användarna inte 31 av de 56 system jag studerade och deltog inte aktivt i utvecklingen av 38 av 56.

resultaten, som illustreras i Exhibit II, är inte överraskande., Avsedda användare varken initierade eller spelade en aktiv roll i genomförandet av 11 av de 15 system som drabbats av betydande genomförandeproblem. Omvänt fanns det relativt få sådana problem i 27 av de 31 system där användarna hade en hand i att initiera och/eller spelade en aktiv roll i genomförandet.

Exhibit II-System motstod av användare

men det skulle vara fel att dra slutsatsen av dessa fynd att system bör undvikas helt, om de är avsedda användare varken initiera dem eller spela en aktiv roll i deras genomförande., För en sak, 14 av de 25 system jag studerade där detta var mönstret var slutligen framgångsrika. Viktigare, många av de genuint innovativa systemen i mitt prov, inklusive 5 av de 7 som jag beskrev tidigare, uppvisade detta mönster.

å andra sidan, många av de system som initieras av användare gör lite mer än mekanisera befintliga metoder. Medan sådan mekanisering kan vara mycket fördelaktig, och medan jag verkligen inte föreslår att stora innovationer måste komma från externa källor, är den verkliga utmaningen att kunna använda insikter oavsett källa.,

ett sätt att göra detta är att utforma en genomförandestrategi för att uppmuntra användarnas engagemang och deltagande under hela utvecklingen av systemen oavsett vem som har sitt ursprung konceptet. Exempel på framgångsrika strategier följer.

införa graciöst: marknadsföring och produktion chefer i ett decentraliserat företag inte njuta av det extra arbete (format förändringar och data inlämning krav) som behövs för en årlig budgetering system, som högsta ledningen installerade. Inledningsvis var de särskilt unenthusiastic eftersom de trodde att systemet inte skulle verkligen hjälpa dem.,

så i varje skede gjorde konstruktörerna en punkt att utveckla delsystem för att ge dessa mellanchefer information om försäljning och materialanvändning som aldrig hade varit tillgänglig. Detta quid pro quo fungerade bra; i stället för att se systemet som ett totalt införande såg chefen det som en möjlighet för dem att delta i något som skulle vara till nytta för dem.

kör en hund och ponny show: Central planeringspersonal i två företag utformade system för budgetering och finansiell analys., I ett företag, systemet aldrig fångas på trots långa utbildningsdemonstrationer för divisionell Personal och andra potentiella användare. Dessa individer verkade entusiastiska över systemets möjligheter, men aldrig riktigt använt det om företagsplanering människor gjorde allt arbete för dem.

däremot främjade utbildningsprogrammet för systemet i det andra företaget ett omedelbart och aktivt engagemang. För att delta i workshops, människor var skyldiga att ta med sina egna ekonomiska analysproblem. De lärde sig att använda systemet genom att arbeta med dessa problem., När workshops slutade, många användare var entusiastiska: inte bara visste de hur man använder systemet, men de hade också visat sig att det kunde hjälpa dem.

använd en prototyp: två ständigt närvarande faror vid utveckling av ett system skapar en stor, dyr som löser fel problem eller skapar en som vissa människor i organisationen inte kan leva med.,

antingen kan hända, inte bara när systemet är utformat utan att rådfråga användaren och berörda parter, men också när det inte finns någon som har tillräckligt med erfarenhet av den specifika typen av system som övervägs för att tydligt visualisera sina styrkor och svagheter innan det byggs.

implementerare av ett antal system i mitt prov undvek dessa fällor genom att bygga små prototyper, vilket gav användarna något specifikt att reagera på. Som ett resultat kan den storskaliga versionen utvecklas med en realistisk uppfattning om både vad som behövdes och vad som skulle flyga i organisationen., Ett liknande tillvägagångssätt, också framgångsrikt, var helt enkelt att bygga system i små bitar som kunde användas, ändras eller kasseras enkelt.

haka användaren med ansvaret: varje ny modul eller applikation som utvecklats som en utväxt av ett av de tre försäljningsinformationssystemen som jag nämnde tidigare går igenom tre steg. Den första etappen består av allmänna, outnyttjade diskussioner om alla aktuella problemområden med vilka användargrupper berörs., Efter forskning av ledningsvetenskapspersonalen är det andra steget ett kort formellt problemutlåtande skrivet i samband med användargruppen. Förutom att beskriva problemet går detta uttalande över den metod och resurser som kommer att krävas för att svara på det. Den tredje etappen är en formell begäran om tillstånd för utgifter utanför fickan.

Sälj systemet: i ett av de företag jag studerade använde en marknadsanalysgrupp ett direktförsäljningsförfarande för att övertyga människor om fördelarna med ett försäljningsprognossystem., Planen var väldigt enkel: de jämförde manuella månatliga prognoser för ett år med systemets prognoser. Systemets prognoser visade sig vara mer exakta om tio månader av tolv, med mindre fel totalt sett än de manuella. Systemet antogs.

i ett annat företag hade ledningen ett realtidssystem installerat för att övervaka den i stort sett automatiska produktionen av ett billigt konsumentartiklar för att minimera materialförlusten på grund av krypande feljusteringar i maskininställningarna., Under den första installationen upptäckte implementeringsteamet misstänkta, men tidigare ogrundade, fusk av lapparbetare; fler bitar lämnade många maskiner än vad som gick in i dem. Diskreta tips tappades att bildskärmen måste kontrolleras eftersom den registrerade ”omöjliga” resultat. De anställda såldes på det nya systemet: de visste mycket väl att det fungerade.

grundläggande förändringar

trots omfattande erfarenhet av EDP har många organisationer inte använt mer än en eller två av de sju typerna av beslutsstödssystem som jag har illustrerat här.,

en anledning till detta är att det kan vara svårt att motivera sådana system: att kvantifiera effekten av att ersätta tio clerks med en dator är en sak, samtidigt som man kvantifierar effekten av förbättrad individuell effektivitet hos linjepersonal är en helt annan sak. En annan anledning är att genomförandet kan vara knepigt: många av idéerna kommer från andra än användarna.

det är dock meningsfullt att utveckla ett beslutsstödssystem när det blir tydligt att en grundläggande förändring kan behövas när det gäller hur beslut fattas och genomförs., Ofta är processen att definiera systemet lika värdefullt som det producerade systemet.

min sista punkt är att begreppet beslutsstödssystem själv kan hjälpa chefer att förstå datorernas roll i sina organisationer. Som namnet antyder systematiserar och påskyndar databehandlingssystemen mekaniken för att bedriva affärsverksamhet genom att behandla massor av data automatiskt. Å andra sidan hjälper de beslutsorienterade utvidgningarna av dessa system människor att fatta och kommunicera beslut om administrativ och/eller konkurrenskraftig taktik och strategi.,

de beslutsstödssystem som jag har diskuterat går ett steg längre. I stället för att börja som förlängningar av befintliga databehandlingssystem byggs många beslutsstödssystem från grunden för det enda syftet att förbättra eller påskynda en beslutsprocess. Den underliggande filosofin är att användningen av datorer för att hjälpa människor att fatta och kommunicera beslut är lika legitimt och värdefullt som användningen av datorer för att bearbeta massor av data.

det finns bevis för att denna synpunkt har fångats på en viss grad och blir mer allmänt accepterad., Implikationen är inte att alla organisationer ska komma på tåget, utan snarare att chefer ska vara medvetna om möjligheterna och utmaningarna på detta område och bör försöka bedöma om deras organisationer ska röra sig i denna riktning.

1. Steven Alter, ”En Studie av Datorstödd Beslutsfattande i Organisationer,” Ph D. examensarbete, Sloan School of Management, MIT, 1978.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *