Hvor Effektive Ledere Bruker Informasjon Systemer

Fremskritt i datamaskin-basert informasjon teknologi i de siste årene har ført til et bredt utvalg av systemer som ledere er nå bruke til å lage og implementere beslutninger. Av og store, disse systemene har blitt utviklet fra grunnen av for spesifikke formål og i vesentlig grad avvike fra standard elektronisk databehandling systemer. Altfor ofte, dessverre, ledere har lite å si i utviklingen av disse beslutningsstøtte sysems; på samme tid, ikke-ledere som utvikler dem har et begrenset syn på hvordan de kan brukes., Til tross for disse ulempene, forfatteren fant at en rekke av de 56 systemer studerte han er vellykket. Og forskjellen mellom suksess og fiasko er i hvilken grad ledere kan bruke systemet til å øke effektiviteten innenfor sine organisasjoner. Dermed, forfatteren antyder at dette er kriteriet designere og ledere bør i fellesskap tillegger i å utnytte mulighetene med dagens teknologi.

Hva kan ledere realistisk kan forvente fra andre datamaskiner enn en haug med rapporter en fot dyp dumpet på sine pulter hver andre uke?,

Alle vet for eksempel at datamaskiner er gode på oppføringen fordringer. Men hva med alle lover og alle spekulasjoner i løpet av de siste tiårene om rollen til datamaskinen i ledelsen? Mens det har vært fremskritt i grunnleggende henting av informasjon, behandle og vise teknologier, for min nylige undersøkelse av 56 databasert beslutningsstøtte systemer bekrefter vanlig visdom at svært få funksjoner for administrasjon faktisk har blitt automatisert dato og alt tyder på at de fleste ikke er det.,

i Stedet, mine funn viser hva andre forskere har rapportert: – programmer blir utviklet og brukt til å støtte den lederen som har ansvaret for å lage og implementere beslutninger, heller enn å erstatte ham. Med andre ord, folk i stadig flere organisasjoner bruker det som ofte kalles beslutningsstøtte systemer for å forbedre sine ledelsesmessige effektivitet.,1

Dessverre er min forskning også bar ut det faktum at mens mer og mer praktiske programmer blir utviklet for bruk av beslutningstakere, tre betydelig snublesteinene fortsatt stå i veien for andre som kan ha nytte av dem.

Først, ledere og pc-brukere i mange organisasjoner er kjent med kun noen av de typer av systemer som nå er i bruk. Som et resultat, ulike typer av innovative systemer har ofte blitt unnfanget og utviklet av interne eller eksterne «gründere», ikke » av systemet brukerne eller deres foresatte.,

Andre, og nært knyttet til min første funnet, disse gründere har en tendens til å konsentrere seg om tekniske egenskaper. Altfor ofte, dette myopi betyr at de ikke klarer å forutse hvordan slike systemer kan brukes til å øke effektiviteten av individer i organisasjoner.

til Slutt, svært innovative systemer—selve de ansatte skal synes er mest nyttige—kjør en høy risiko for aldri blir gjennomført, spesielt når drivkraften for endring kommer fra en annen kilde enn den potensielle brukere.,

Ganske enkelt, min hensikt med denne artikkelen er å diskutere, uten å komme inn i teknologien som er involvert, den høye potensialet i et utvalg av beslutningsstøtte systemer, utfordringer og risiko de utgjør for ledere og implementers, og et bredt spekter av strategier for å møte disse utfordringene og risiko.

Typer beslutningsstøtte Systemer

Mens det er mange måter å kategorisere datasystemer, en praktisk og en er å sammenligne dem i forhold til hva brukeren gjør med dem:

  • Henter isolert data elementer.,
  • brukes som en mekanisme for ad hoc-analyser av data-filer.
  • Får forhåndsdefinerte grupper celler av data i form av standard rapporter.

  • estimere konsekvensene av foreslått beslutninger.
  • Foreslår beslutninger.
  • Gjør beslutninger.

Så Viser jeg viser, EDP rapporteringssystemer vanligvis bare utføre den tredje funksjonen i denne listen av operasjoner, som jeg har organisert langs en dimensjon fra «data-orientering» til «modell-orientering.,»Derfor, i motsetning til den EDP bruker som mottar standard rapporter på periodisk basis, beslutningsstøtte-systemet bruker vanligvis starter hver forekomst av system bruk, enten direkte eller gjennom en stab mellomledd.

Utstilling jeg Sammenligning av Bruker, Formål og Egenskaper av EDB-Systemer kontra beslutningsstøtte Systemer

Selv om beslutningsorientert rapporteringssystemer ofte vokse ut av standard EDB-systemer, vil jeg konsentrere seg om syv forskjellige typer, som kort beskriver et eksempel av hver type.,

Incidently, det er interessant å merke seg at eksterne konsulenter utviklet systemer som er sitert i min andre, femte og syvende eksempler, mens de av første, tredje og sjette var kreasjoner av personer som opptrer som interne entreprenører gjennom personalet roller; bare den fjerde systemet ble utviklet på direkte oppdrag fra brukeren. Denne samme mønster for initiering av innovative systemer av andre enn brukere var til stede i mange av de 56 systemer.

1. Henting kun—et produksjonsområde informasjon system.,

for å hjelpe produksjon formenn forbedre den prosentvise avkastningen på en nylig utviklet 50—trinns prosess for produksjon av mikro-kretser, ledelsen av et selskap som har installert, et on-line, verksted-information system. Operatører sender daglig akkorden rapporter, som inkluderer utbytte, utgivelsesdato, identifikasjon av den person som gjør jobben, og så videre. Den formenn så sjonglere denne informasjonen til å oppnå produktivitet data ved drift, operatøren, maskinen og mye.

Dermed blir de i stand til å bruke systemet i en rekke måter., De kan overvåke arbeidet flyt er, hvilke gi problemer, og bosette dag-til-dag spørsmål som som jobbet på hvor mye, når, og hvilke operatører som er foran eller bak skjema, eller under standarder. Den formenn har 13 standard kommandoer som de kan hente data som er lagret i systemet og vise dem på en cathode ray tube-terminal. Kommandoer tillate dem å skreddersy rapporter til deres behov.

2. Henting og analyse—en portefølje analyse system.,

Før du rådgi kunder eller gjøre autoriserte handel beslutninger, porteføljeforvalterne i en bank jeg studerte bruke et on-line system for å analysere individuelle porteføljer. Ledere kan omgå tidkrevende manuelle metoder og få up-to-date og tydelig organisert portefølje informasjon i enten grafisk eller tabellformat.

Avhengig av situasjonen, en leder kan inspisere både individuelle porteføljer og grupper av porteføljer fra ulike synspunkter—for eksempel, rangere dem på forskjellige måter, få en analyse av bransjen eller risiko nivå, og så videre., Med denne typen fleksibilitet, bankens portefølje ledere gjøre mer effektiv bruk av en enorm mengde informasjon, de fleste som hadde eksistert før systemet, men hadde vært tilgjengelig bare gjennom tidkrevende manuell analyse.

3. Flere databaser pluss analyse—salg av informasjonssystemer.

Større fleksibilitet var også grunnen til at to handelsnæringen og en produksjonsbedrift jeg så på utviklet salg informasjon systemer som er ganske lik., Standard EDB-funksjoner var for lite fleksible til å produsere ad hoc-salg analyse rapporter på en riktig og kostnadseffektiv måte for dem som er i bedrifters markedsføring og planlegging områder. I hvert enkelt tilfelle, informasjon hentet fra EDB-systemer er nå vedlikeholdes separat for å ha det kjekt, og i to tilfeller, for å være i stand til å analysere det i forbindelse med eksternt kjøpte proprietære databaser og modeller.

i Utgangspunktet, hvert system er et kjøretøy som en stab mann eller gruppe prøver å hjelpe beslutningstakere., Deres modus operandi er trinnvis: identifisere et problem, ta dagens system og eksisterende kompetanse til å bære på det; utvikle en løsning i form av en analyse eller ekstra system-modul, og innarbeide resultatene inn i en utvidet versjon av systemet.

4. Evaluering avgjørelser ved hjelp av en regnskapsmessig modell—en kilde-og-bruk-av-midler budsjett.

for Å fremskynde operative beslutninger og økonomisk planlegging over en to-års horisont, et forsikringsselskap er det ved hjelp av et on-line, kilde-og-bruk-av-midler økonomiske system., Innganger er projeksjoner av fremtidige virksomhet nivåer i ulike linjer av forsikring og investering områder, samt antakelser om viktige tall slik som fremtidige penger-markedet priser. Output er en anslått samlede kontantstrøm fordelt på måned.

En investering komiteen bruker modellen til å fordele midler på tvers av investering områder og for å minimere mengden av kontanter vært inaktiv i bankene., Komiteen sammenligner kontantstrømmene basert på ulike tildeling beslutninger; for de avgjørelser som det faktisk vedtar det er de som produserer tilstrekkelig kontantstrømmene og som er akseptable for ulike grupper i selskapet.

Faktisk, systemet er en regnskapsmessig definisjon av selskapet. Det er ingen tvil om nøyaktigheten av relasjoner i modellen, så den eneste måten forventede resultater kan være i feil er hvis estimater av virksomhet nivåer eller i pengemarkedet er feil.

5. Evaluering avgjørelser ved hjelp av en simulering modell—en markedsføring beslutning system.,

for å kunne gi et mer rasjonelt grunnlag for repeterende markedsføring beslutninger, en forbrukerprodukter selskap bruker en modell som er relatert nivåer av reklame, kampanjer og priser til nivåer av salg for et bestemt merke. Modellen ble utviklet i et team innstillingen ved å forene en analyse av historiske splitter informasjon med et individs subjektive følelser om virkninger på salg av ulike nivåer og typer av reklame og andre salgsfremmende tiltak.,

modellen ble bekreftet ved sporing sin nøyaktighet i å forutsi salg basert på konkurransedyktig handlinger som ble tatt. I motsetning til regnskaps-modell som jeg nettopp nevnte, dette er en simulering modell der noen av de viktigste forhold er anslag på det beste. For eksempel er det rett og slett er ingen regel som det er mulig å forutsi salg med sikkerhet basert på reklame nivåer. Faktisk, dette var hjertet av det problemet i utviklingen av modellen.,

Selv om det har vist seg å være nyttig for prediksjon, vil mye av verdien av den modell som ligger i selskapets bedre forståelse av markedet miljø.

6. Forslag til vedtak—optimalisering av råvarer bruk.

en Annen forbrukerprodukter selskap, møtt med kort sikt levere problemer for mange av råvarene, har utviklet en optimalisering av modellen for å løse matematiske puslespill av å velge og balansering mellom ulike produkt oppskrifter.,

input til modellen inkluderer en rekke forskjellige oppskrifter for mange produkter, kort sikt levere nivåer for råstoff, og produksjonen krav til ferdige produkter. Produksjonen er valg av oppskrifter som maksimerer produksjonen ved hjelp av eksisterende utstyr. Når kort sikt forsyningssituasjonen skift, kan modellen være revidert og et nytt sett av oppskrifter som er valgt.

systemet har hatt en stor innvirkning på vei ledere vise fordelings-politikk. Først vurderte de å fordele knappe råvarer til produkter ved å sette prioriteringer blant produkter., Modellen viste at det var mer fordelaktig å starte med krav til produksjonen og deretter fordele knappe ressurser ved å optimalisere blanding av produktet oppskrifter.

7. Beslutninger—en forsikring fornyelsesgrad system.

Som et resultat av en overhaling av sin gruppe forsikring information system, en forsikring som selskapet har utviklet et system for å eliminere en del av den geistlige byrden knyttet til fornyelse av forsikring og for å sikre at pris beregninger er konsistente og nøyaktige.,

i Stedet for å beregne priser på fornyelse av hånden, underwriters fylle ut kodet inngang ark for systemet, som beregner en fornyelse pris basert på en serie av standard statistiske og økonomiske forutsetninger. Siden disse forutsetningene kanskje eller kanskje ikke gjelde for en bestemt politikk, underwriters gjennomgå dokumentasjon som følger de retningslinjer og avgjøre om standard beregninger er aktuelt. Hvis de ikke, koding databladet er endret på en hensiktsmessig måte og sendes inn.,

I effekt, gjør systemet avgjørelsen i helt standard situasjoner, mens underwriter avgjør om situasjonen er standard, og hvis ikke, hvilke justeringer som er nødvendig. Som et resultat, underwriters kan konsentrere seg om det materielle innholdet i jobbene sine, heller enn i slekt geistlige oppgaver.

Spekteret av muligheter

Disse syv systemer representerer et bredt spekter av tiltak for å støtte beslutninger. Den første hjelper produksjon formenn ved ganske enkelt å gi rask tilgang til historisk informasjon, for eksempel som jobbet på hva mye, og når arbeidet var ferdig., Men formenn må bestemme hva som skal gjøres når de har informasjon. På den andre ytterligheten, systemet støtter underwriters nesten gjør vedtak i noen tilfeller. Mellom de to ytterpunktene, analyse systemer og modell-orienterte systemer hjelpe folk å organisere informasjon og også legge til rette for og formalisere evaluering av foreslåtte beslutninger.,

Selv om ledere i de fleste store bedrifter har brukt budsjettering eller planlegger systemer lignende til kilde-og-bruk-av-midler-modellen jeg har nevnt, er det spekteret av muligheter for andre typer beslutningsstøtte systemer er overraskende bredt. Selvsagt, noen av disse systemene er ingen særlig bruk i mange innstillinger. Likevel, deres utvalg tyder på at de fleste bedrifter bør ha en rekke reelle muligheter for å anvende begrepet computerbased støtte for beslutninger.

Motiver av Ledere

Hva gjør beslutningsstøtte systemer gjør at det faktisk hjelper sine brukere?, Hva er deres reell innflytelse? I min undersøkelse, svar på disse spørsmålene viste seg vanskelig å få tak i mange tilfeller siden brukerne vurdert systemer for grunner som var helt forskjellig fra de første ideer om hva systemene var å oppnå. Faktisk, et bredt spekter av formål finnes for disse systemene. Mens mange beslutningsstøtte systemer dele målene i standard EDB-systemer, vil de gå videre og møte andre administrative gjelder for eksempel for å forbedre mellommenneskelig kommunikasjon, tilrettelegging for problemløsning, fremmer individuell læring, og øke organisatorisk kontroll.,

Slike systemer kan påvirke mellommenneskelig kommunikasjon på to måter: ved å gi personer med verktøy for overtalelse, og ved å gi organisasjoner med et vokabular og en disiplin som tilrettelegger for forhandlinger over subunit grenser.

Verktøy overtalelse

Standard tekster på systemer for analyse fullstendig overse personlig bruk av beslutningsstøtte systemer som verktøy for overtalelse., Men bør du vurdere følgende «støtende» (å overbevise noen andre til å gjøre noe) bruker som ulike selskaper har satt disse systemene:

  • leder av en kjemisk fabrikk var å forsøke å møte utgang mål (mengder av produktet) som ble satt av en marketing group. Dessverre, gruppen var å sette mål uten mye hensyn til råvarer er knapphet under hvilke anlegget var i drift. Anlegget hadde vært ved hjelp av en modell for å beregne produksjon mikser.,

På ett punkt, og det skjedde for plante-manager som han kunne bruke denne modellen for å undersøke om markedsføring var å sette mål som resulterte i dårlig anlegg utnyttelse og gjorde ham vises ineffektiv. Da han løp modellen under en rekke forskjellige produksjons-blanding mål, ble det klart at dette var tilfellet, og han brukte resultatene å overtale markedsføring for å endre hans plantens produksjon mix.,

  • En data henting og manipulasjon systemet først fått bred eksponering i et transport selskap når en rekke av selskapets toppledere brukt det til å utvikle en god kvantitativ begrunnelsen for et forslag til fusjon. Med systemet, det var mulig å utforske og manipulere en stor database med informasjon om bransjen.

Selv om fusjonen ikke ble godkjent, ledelsen trodde at systemet hjalp det satt opp en god kamp.,

  • håndtering av en shipping company funnet at et system som det som brukes i konsolidere og fin-tuning strategisk investering planer også hjalp det forhandle med bankene. Banker og andre kilder til finansiering syntes å være jevnt imponert over den forsiktig pc-basert analyse på som ledelsen har basert sin finansiering forespørsler. Den resulterende kanten i troverdighet var liten, men i ledelsens oppfatning, merkbar.,

Nå som vi har sett illustrasjoner av den offensive verktøy for overtalelse, la oss vende oss til eksempler på «defensive» (å overbevise noen om at brukeren har gjort en god jobb) bruk av disse systemene:

  • Når du blir spurt om han noensinne er laget for bruk direkte i en sak system for sporing, hodet av en kjennelse gruppe i en offentlig reguleringsmyndighet sa at han husket bare ett eksempel., Dette var da han brukte lunsjpausen å generere en rapport for å gjøre sin gruppe ‘ s siste opptreden fremstår som gunstig som mulig på tross av noen uheldige forsinkelser og problemer som gjorde standard rapporten ser dårlig.

  • Den nye presidenten av et stort konglomerat brukt en ett-års budsjettering modell for å leam om budsjettering valg som eksisterte, så vel som å hjelpe ham over hva folk i ulike områder hevdet om sin egen budsjettmessige behov.,
  • class scheduler av en skole for et selskaps service personell hadde funnet sin jobb frustrerende fordi det var alltid vanskelig å rettferdiggjøre budsjett på eksplisitt begrunnelse.

Med en modell som er generert optimal trening planer, og planleggeren kan beskytte seg selv svært enkelt ved å si: «ved Hjelp av disse antakelser om avgang akseptabelt topp-tid mangler, og andre hensyn, dette er det beste budsjettet. Hvis du (budsjett kutter) ønsker meg til å endre disse forutsetningene, ville jeg være glad for å generere en ny budsjett., Hvilket nivå av underskudd vil du foreslå?»Dermed er systemet ikke bare hjalp planlegger å ta beslutninger, men også hjalp ham med å forsvare dem.

  • Mange mennesker mistanke om at et nytt produkt venture i en forbrukerprodukter selskap kan ikke være verdt, men ingen visste nøyaktig hvorfor. Når en risikoanalyse ble gjennomført med en modell, grunnen ble klart: venture hadde en meget betydelig nedside risiko. I tillegg til tetting av vedtaket, analyse gitt et forståelig svar til folk som hadde foreslått venture.,

En kyniker kan kjempe for at folk i disse situasjonene var å utnytte eller misbruke systemene. En mer praktisk konklusjon er at disse systemene bare tjene til å øke ledernes effektivitet i sine organisasjoner ved å hjelpe dem å kommunisere med andre mennesker. Mitt poeng er at mye av fordelen av mange av beslutningsstøtte systemer i mitt eksempel var av denne typen.,

Hjelpemidler til kommunikasjon

beslutningsstøtte systemer også hjelpe ledere å forhandle på tvers av organisatoriske enheter ved å standardisere betydning for prosessen og ved å gi et felles konseptuelt grunnlag for beslutningstaking.

i Løpet av min undersøkelse, ledere ofte kommentert at konsistente definisjoner og formater er viktige hjelpemidler til kommunikasjon, særlig mellom personer i ulike organisatoriske enheter, for eksempel divisjoner eller avdelinger., I en rekke tilfeller, utvikling av disse definisjonene, og formatene ble en lang og noen ganger krevende oppgave som ble gjennomført gradvis i løpet av flere år, men som også ble ansett som en av de viktigste bidragene til de systemer.

For eksempel, et av formålene med noen av modell-orienterte systemer i mitt eksempel var å anslå på forhånd, det samlede resultatet av beslutninger forskjellige mennesker ble vurdere separat, ved å filtrere disse beslutningene gjennom en enkelt modell., I disse tilfellene, systemet ble en implisitt dommer mellom ulike mål for ulike avdelinger. I stedet for ut fra sin egen divergerende synspunkter, markedsføring, produksjon og økonomisk folk kunne bruke modellen til å demonstrere effekten av en gruppe forslag på en annen gruppens handlinger og det totale resultatet. Som et resultat, spørsmål ble avklart og forhandlingsprosessen rask.

produksjon formenn jeg nevnte tidligere er nevnt den samme form for tilrettelegging., Det hjalp dem i arbeidet-planlegging diskusjoner og problemet undersøkelser ved å gi umiddelbar tilgang til «objektiv» informasjon om «hvem som gjorde hva, når, og hvor godt på alle produksjonen mye i butikken.»

Verdi for brukeren

Selv om det implementers av en rekke av vellykkede systemer studerte jeg funnet det nødvendig å gå gjennom bevegelser av å presentere en kost/nytte-begrunnelsen som tilskrives en dollar verdi til personlig effektivitet, de trodde ikke disse tallene noe mer enn noen andre gjorde., Ledelsen vanligvis besluttet å gå videre på grunnlag av at den foreslåtte systemet virket å være fornuftig, og ville trolig ha en gunstig innvirkning på måten folk samhandler og/ eller beslutninger.

Monetære besparelsene er åpenbart en veldig viktig og verdifullt grunnlag for å utvikle datasystemer, men det bør være klart på dette punktet at EDB-stil forutsetning at systemer skal alltid være begrunnet i disse vilkårene ikke er dekkende i området av beslutningsstøtte systemer.,

Like åpenbart, det er en klar fare i å utvikle et system, rett og slett fordi noen synes det er fornuftig, spesielt hvis at noen er ikke direkte bruker av systemet. Faktisk, de systemene jeg sitert som min første, andre og femte eksempler begynte på denne måten, og møtte motstand før de ble omplassert som noe som brukere ønsker for å bli mer effektive.,

Igjen, det generelle problemet her er en vanlig tendens til tekniske folk til å konsentrere seg om «tekniske skjønnhet» av et system eller en idé, og til å anta at ikke-tekniske folk vil liksom se lyset og vil være i stand til å finne ut hvordan å bruke systemet i å løse forretningsproblemer. Denne typen overoptimism var til stede i historien av nesten hver mislykket system i utvalget.

budskapet er klart: prøv å dra nytte av kreativitet av tekniske eksperter, men vær sikker på at det er kanalisert mot reelle problemer., Utfordringen, er selvfølgelig hvordan å oppnå begge disse målene. Det er en rekke måter, som jeg skal nå diskutere.

Mønstre av Utvikling

til Tross for den vanlige oppfatningen at brukernes behov må vurderes i utvikling av systemer og at brukerne skal delta aktivt i gjennomføringen av dem, kan brukerne ikke starte 31 av 56 systemene jeg har studert og ikke delta aktivt i utviklingen av 38 av 56.

resultatene, som er illustrert i vedlegg II, er ikke overraskende., Beregnet brukere verken initiert eller spilt en aktiv rolle i gjennomføringen 11 av de 15 systemer som led betydelige gjennomføring problemer. Omvendt, det var relativt få slike problemer i 27 av 31 systemer som brukerne hadde en hånd i å initiere og/eller spilt en aktiv rolle i gjennomføringen.

Bilag II Systemer Motsatte av Brukere.

Men det ville være galt å trekke slutninger fra disse funnene er at systemene bør unngås helt, dersom brukerne hadde til hensikt å heller starte dem og heller spille en aktiv rolle i gjennomføringen., For én ting, 14 av 25 systemene jeg har studert der dette var mønsteret ble til slutt vellykket. Mer viktig, er mange av de genuint nyskapende systemer i mitt eksempel, inkludert 5 av de 7 som jeg har beskrevet tidligere, stilte dette mønsteret.

På den annen side, mange av systemene som er initiert av brukerne gjøre litt mer enn mechanize eksisterende praksis. Mens slike mekanisering kan være svært gunstig, og mens jeg er absolutt ikke noe som tyder på at store nyvinninger må komme fra eksterne kilder, den virkelige utfordringen er å være i stand til å bruke innsikter uavhengig av deres kilde.,

En måte å gjøre dette på er å utarbeide en implementeringsstrategi for å oppmuntre til brukerens engasjement og deltakelse i hele utviklingen av systemer, uavhengig av hvem som stammer begrepet. Eksempler på vellykkede strategier følge.

Pålegge grasiøst: Markedsføring og produksjon ledere i en desentralisert selskapet ikke nyte litt ekstra arbeid (format endringer og data innlevering krav), som er nødvendig for en årlig budsjettering system, som øverste ledelse var installere. I utgangspunktet, de var spesielt entusiastisk fordi de trodde at systemet ville det egentlig ikke hjelpe dem.,

Så på ethvert stadium designere gjort et poeng av å utvikle undersystemer for å gi disse mellomlederne med salg og materialer-bruk informasjon som aldri hadde vært tilgjengelig. Dette quid pro quo fungerte godt; i stedet for å se på systemet som en total pålegg, lederen så det som en mulighet for dem til å ta del i noe som vil være nyttig for dem.

Kjør en hund og ponni show: Sentral planlegging personell i to selskaper utviklet systemer for budsjettering og økonomisk analyse., I ett selskap, systemet aldri fanget på til tross for langvarig trening demonstrasjoner for avdelingens ansatte og andre potensielle brukere. Disse personene virket entusiastisk om systemets muligheter, men egentlig aldri brukt det mindre corporate planning folk gjorde alt arbeidet for dem.

I motsetning training program for system i det andre selskapet fostret umiddelbar og aktiv deltakelse. For å delta på workshops, folk som var nødvendige for å bringe sin egen økonomiske analyser problemer. De lærte seg å bruke systemet ved å arbeide med disse problemene., Når workshops avsluttet, mange brukere var entusiastiske: ikke bare de vet hvordan de skal bruke systemet, men de hadde også bevist for seg selv at det kunne hjelpe dem.

Bruk en prototype: To alltid tilstedeværende faren i å utvikle et system er å skape et stort, dyrt som løser feil problem eller opprette en at noen mennesker i organisasjonen ikke kan leve med.,

Enten kan skje, ikke bare når systemet er designet uten å rådføre seg med brukeren og berørte parter, men også når det er ingen som har nok erfaring med en bestemt type system under hensyn til tydelig visualisere sine styrker og svakheter før det er bygget.

Implementers av en rekke systemer i mitt eksempel unngå disse fellene ved å bygge små prototyper, som ga brukerne noe bestemt til å reagere på. Som et resultat, store versjonen kunne være utviklet med en realistisk forestilling om både hva som var nødvendig og hva som ville fly i organisasjonen., En lignende tilnærming, også vellykket, var rett og slett å bygge systemer i små biter som kan brukes, endres, eller forkastet lett.

Krok brukeren med ansvar: Hver ny modul eller et program utviklet som et resultat av en av de tre salg information systems jeg har nevnt tidligere går gjennom tre stadier. Den første fasen består av generelle, ukommiterte diskusjoner av noen av de aktuelle problemområder som bruker grupper er opptatt av., Følgende undersøkelser av management science personalet, den andre fasen er en kort, formell problem erklæring skrevet i samarbeid med brukergruppen. I tillegg til å beskrive problemet, kan denne erklæringen går over metodikk og ressurser som vil være nødvendig for å svare på det. Den tredje fasen er en formell anmodning om godkjenning av out-of-pocket utgifter.

Selge systemet: I ett av selskapene jeg har studert, en markedsanalyse gruppe som brukes direkte salg prosedyre for å overbevise folk om fordelene ved et salg prognostisering av systemet., Banen var veldig enkel: de sammenlignet manuell månedlige prognoser for ett år med systemets prognoser. Systemet er prognoser viste seg å være mer nøyaktig i ti måneder ut av tolv, med mindre feilen totalt sett enn den manuelle seg. Systemet ble vedtatt.

I et annet selskap, ledelse hadde en real-time system er installert for overvåking i stor grad automatisk produksjon av en rimelig forbruker element for å redusere materielle tap på grunn av krypende maladjustments i maskin-innstillinger., I løpet av de første installasjon, implementering team oppdaget mistanke, men tidligere ubekreftede, juks ved akkorden ansatte, flere stykker ble forlater mange maskiner enn det som var å skrive dem. Diskret hint ble droppet på at skjermen måtte være kontrollert fordi det var registrere «umulig» resultater. De ansatte ble solgt på det nye systemet: de visste veldig godt at det fungerte.

Grunnleggende Endringer

til Tross for omfattende erfaring med EDB, mange organisasjoner har brukt ikke mer enn ett eller to av de syv typer beslutningsstøtte systemer jeg har vist her.,

En grunn til dette er at rettferdiggjøre slike systemer kan være vanskelig: kvantifisering av virkningen av å erstatte ti funksjonærer med ett-datamaskin er en ting, mens kvantifisere virkningen av økt individuell effektivitet på linje personell er ganske forskjellige ting. En annen grunn er at gjennomføringen kan være vanskelig: mange av ideene kommer fra andre enn brukere.

Likevel, i det å utvikle en decision support system gir mening når det blir klart at en grunnleggende endring kan være nødvendig i den måten beslutninger er nådd og implementert., Ofte prosessen med å definere systemet er hver bit så verdifullt som et system som er produsert.

Min siste punktet er at begrepet beslutningsstøtte systemer i seg selv kan hjelpe ledere til å forstå rollen av datamaskiner i sine organisasjoner. Som navnet tilsier, data processing systems systematisere og fremskynde mekanikken i ervervsvirksomhet aktiviteter ved behandling masser av data automatisk. På den annen side, beslutningsorientert utvidelser av disse systemene hjelpe mennesker å gjøre og kommunisere vedtak om administrative og/eller konkurrerende taktikk og strategi.,

The decision support systems jeg har diskutert gå ett skritt videre. I stedet for å begynne som utvidelser av eksisterende data processing systems, mange beslutningsstøtte systemer er bygget fra bunnen av for det formål å forbedre eller utføring av en beslutningsprosess. Den underliggende filosofi er at bruk av datamaskiner til å hjelpe mennesker å gjøre og kommunisere beslutninger er hver bit som legitime og verdifulle som bruk av datamaskiner til å behandle masser av data.

Det er bevis for at dette synspunktet har fanget på til en viss grad, og er blitt mer allment akseptert., Hovedpoenget er ikke at alle organisasjoner bør få på lasset, men heller at ledere bør være oppmerksom på de muligheter og utfordringer i dette området, og skal forsøke å vurdere om deres organisasjoner skal bevege seg i denne retningen.

1. Steven Endre, «En Studie av Computer Aided beslutningsprosesser i Organisasjoner,» Ph. D. avhandling, Sloan School of Management, MIT, 1978.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *